Datenschutz & Privacy Policy

Online-Datenschutzerklärung

(English version: please see below)

Die SGS-Gruppe hat sich dazu verpflichtet, verantwortungsvoll mit Ihren personenbezogenen Daten umzugehen und diese zu schützen.

Wir haben diese Erklärung erstellt, um Sie klar und verständlich über unsere Datenschutzgründsätze zu informieren. Sie sollen erfahren, wie die SGS Ihre personenbezogenen Daten verwendet, wenn Sie unsere Websites verwenden und auf deren Inhalte zugreifen. Auf dieser Basis sollen Sie bewusst entscheiden können, inwiefern Sie unser Online-Angebot nutzen.

Wenn Sie über unsere Website auf andere Dienste oder Anwendungen zugreifen, lesen Sie bitte auch deren spezifische Datenschutzbestimmungen, die für diese gelten können.

SGS behält sich das Recht vor, diese Erklärung von Zeit zu Zeit durch Veröffentlichung einer neuen Version online zu aktualisieren. Diese Erklärung wurde zuletzt im Mai 2018 aktualisiert.

Wenn sich diese Erklärung auf SGS bezieht, bedeutet dies, dass SGS der Verantwortliche für Ihre Daten ist, und zwar die jeweiligen SGS-Tochtergesellschaften, mit denen Sie eine Geschäftsbeziehung hatten, unterhalten oder unterhalten werden oder die anderweitig darüber entscheiden, welche Ihrer Daten erfasst und wie sie verwendet werden, sowie SGS SA (Registrierungsnummer CH-660.0.023.919-0 Schweiz).

Personenbezogene Daten, die wir erfassen

SGS erfasst personenbezogene Daten, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen, wenn Sie Informationen über unsere Dienstleistungen anfordern, unsere Website-Dienste, E-Mail-Benachrichtigungen und/oder unseren Newsletter abonnieren; wenn Sie eine Anfrage über unsere verschiedenen Anfrageformulare und Helplines wie unsere Integrity Helpline stellen oder eine Transaktion durchführen oder eine Bestellung über unsere Website tätigen. Dies kann Folgendes beinhalten:

  • Identifizierungs- und Kontaktdaten wie Vorname, Nachname, Berufsbezeichnung, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Land
  • Finanz- und Transaktionsdaten wie Kreditkartendaten
  • Alle Informationen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen, wie Feedback, Meinungen oder Informationen, die über eine unserer Helplines zur Verfügung gestellt werden

SGS erfasst außerdem automatisch personenbezogene Daten, wenn Sie unsere Website besuchen. Dies kann Folgendes beinhalten:

  • Geräteinformationen wie IP-Adresse, verweisende Websites, SGS-Seiten, die von Ihrem Gerät aus besucht wurden oder die Zeitdauer, in der Ihr Gerät diese Website besucht hat
  • Internetprotokollinformationen und -details, die über Drittanbieter wie Google Analytics erfasst werden, über die Sie jedoch nicht konkret identifiziert werden
  • Informationen, die mithilfe von Cookies gesammelt werden

Server-Log-Dateien

Unser Webhoster erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

  • Browsertyp und -version
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer-URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Grundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

„Cookies“ und wie SGS solche verwendet

Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die SGS auf Ihrem Computer speichert.

Warum arbeiten wir mit Cookies?

Cookies helfen uns, Ihren Besuch auf unseren Webseiten noch angenehmer zu gestalten – wir speichern beispielsweise Ihre bevorzugten Spracheinstellungen für Ihren nächsten Besuch.

Die Informationen, die wir über Cookies erhalten, helfen uns:

  • unsere Webseiten an Ihre persönlichen Vorlieben anzupassen
  • die Benachrichtigungen, die Sie bereits erhalten haben, zu speichern, so dass Sie diese nicht erneut angezeigt bekommen
  • Verbesserungen und Updates an unseren Webseiten vorzunehmen, die Ihren Wünschen und Bedürfnissen entsprechen

Wir verwenden keine Cookies, um Ihre persönlichen Daten zu ermitteln.

Welche Arten von Cookies wir verwenden

Wir arbeiten mit den folgenden Arten von Cookies:

Erforderliche Cookies

Cookies dieser Kategorie ermöglichen Ihnen die Nutzung unserer Webseiten mit all ihren Funktionen wie dem Zugriff auf gesicherte Bereiche der Webseite. Ohne diese Cookies kann es sein, dass Sie nicht auf alle Funktionen unserer Webseiten zugreifen können.

Folgende Cookies sind für den vollen Funktionsumfang erforderlich:

  • Session-Cookie "user": Dieser Cookie verwaltet Ihre Benutzerprofilinformationen im Rahmen des Aufrufes unserer Seiten, die standardmäßig anonym angelegt werden.
  • Cookie "hinweis": Dieser Cookie verwaltet, ob Sie die Verwendung von Cookies auf dieser Website bestätigt haben, und wird anonym angelegt.

Leistungsrelevante Cookies

Cookies dieser Kategorie sammeln Informationen darüber, wie Sie unsere Webseiten nutzen, so dass wir diese künftig für Sie verbessern können. Sie erfassen beispielsweise Informationen darüber, welche Seiten Sie am häufigsten besuchen und welche Fehlermeldungen Sie eventuell erhalten. Die Daten, die diese Cookies erfassen, sind anonym. Es werden keine Daten erfasst, mit denen Ihre Person identifiziet werden kann.

  • Auf dieser Website werden Cookies dieser Kategorie bisher nicht eingesetzt.

Wie verwalten Sie Ihre Cookie-Einstellungen?

Damit Sie bei Ihrem Besuch unserer Websites das bestmögliche Erlebnis erhalten, empfehlen wir, Cookies zuzulassen.

Die Einstellung, ob Sie Cookies zulassen möchten, nehmen Sie in Ihren Browser-Einstellungen vor. Wenn Sie Cookies nicht zulassen möchten, kann es sein, dass Ihnen nicht alle Funktionen unserer Websites zur Verfügung stehen.

Weitere Informationen zur Verwaltung von Cookies finden Sie über die Schaltfläche „Hilfe” im Browser.

Weitere Arten von Cookies

Wir arbeiten nur mit Cookies, die in die oben genannten Kategorien fallen. Bitte schreiben Sie uns eine E-Mail, wenn Sie Cookies gefunden haben, die oben nicht aufgeführt sind.

Warum verwenden wir personenbezogenen Daten

SGS verwendet Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:

  • Zur Verbesserung unserer Website mit dem Ziel sicherzustellen, dass die Inhalte für Sie und Ihr verwendetes Gerät so effektiv wie möglich dargestellt werden
  • Zum Übermitteln von E-Mails und zur Kommunikation mit Ihnen per E-Mail bezüglich unserer Dienstleistungen und Veranstaltungen, die für Sie von Interesse sein könnten, wenn dies entsprechend Ihrer gewählten Marketingpräferenzen geschieht
  • Zur Analyse der Website-Nutzung, Trendbeobachtung und zu Werbezwecken
  • Zum Beantworten von Anfragen und Kommentaren und um Ihnen Unterstützung über Kommunikationskanäle, wie zum Beispiel den Kunden-Support oder Contact-Center, zu bieten.
  • Um unsere Website sicher und geschützt zu betreiben und unseren gesetzlichen Anforderungen und Verpflichtungen nachzukommen
  • Zur Durchführung oder Fertigstellung einer Transaktion oder Bestellung, die Sie auf den Webseiten der SGS-Gruppe getätigt haben
  • Zur Erstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos
  • Zur Weitergabe an andere Unternehmen der SGS-Gruppe, damit diese Ihnen Produkte oder Dienstleistungen anbieten können
  • Zu allen anderen Zwecken, über die wir Sie vor der Erfassung personenbezogener Daten informieren

Wie wir personenbezogene Daten weitergeben

SGS teilt oder übermittelt personenbezogene Daten wie hier beschrieben. Dies geschieht ausschließlich unter Einhaltung der lokal anwendbaren Datenschutzbestimmungen und lokaler Datenschutzanforderungen. Gelegentlich könnten wir nicht personenbezogene, anonymisierte und statistische Daten für unsere eigenen Geschäftszwecke an Dritte weitergeben.

Im Folgenden sind die Parteien aufgelistet, an die wir personenbezogene Daten weitergeben könnten sowie die Gründe hierfür:

  • An andere Unternehmen der SGS-Gruppe und an Unternehmen, an denen SGS zu mehr als 50 % beteiligt ist, wenn es erforderlich ist, den Zweck, zu dem Sie Ihre personenbezogenen Daten übermittelt haben, zu erfüllen und insbesondere dann, wenn dies für die Erbringung von Dienstleistungen, Kontoverwaltung, Vertrieb, Marketing und Unterstützung erforderlich ist. Wir ergreifen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass SGS-Tochtergesellschaften, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden, unsere globale Datenschutzrichtlinie, diese Datenschutzerklärung und die örtlich geltende Gesetzgebung bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten einhalten.
  • Gelegentlich könnten wir personenbezogene Daten an dritte Vertragsparteien und Anbieter weitergeben, die im Auftrag von SGS bestimmte Funktionen ausführen, wie z. B. Muster abholen und ausliefern, Inspektionsaufträge ausführen, E-Mails versenden, sich wiederholende Informationen aus Kundenlisten entfernen, Daten analysieren und Kreditkartenzahlungen verarbeiten, Direktmarketing-Dienstleistungen und Cloud-Hostingdienste erbringen. Diese Parteien haben nur Zugang zu den Informationen, die zur Erfüllung jeweiligen Funktionen erforderlich sind. Sie dürfen diese nicht für andere Zwecke als zur Erbringung von Dienstleistungen uns gegenüber verwenden.
  • Wenn SGS nach eigenem Ermessen, unabhängig von den Gründen hierfür, dazu gehören unter anderem die Erfüllung von Gesetzen, Vorschriften oder behördlichen oder rechtlichen Anfragen nach solchen Informationen, im Falle einer Fusion, eines Verkaufs, der Umstrukturierung, eines Aufkaufs, eines Joint Ventures oder einer Abtretung, es für angemessen hält, Informationen offenzulegen, die notwendig sind, um eine Person zu identifizieren, zu kontaktieren oder rechtliche Schritte gegen eine Person einzuleiten, die gegen unsere Geschäftsgrundsätze oder andere Bedingungen verstößt; oder um die Unternehmen der SGS-Gruppe anderweitig zu schützen.

Für welchen Zeitraum wir Ihre personenbezogenen Daten speichern

SGS speichert Ihre personenbezogenen Daten für den Zeitraum, der zur Erfüllung der ursprünglichen Zwecke, für die sie erfasst wurden, notwendig ist. Bitte beachten Sie, dass in bestimmten Fällen eine längere Speicherfrist erforderlich oder gesetzlich zulässig sein kann, oder um es SGS zu ermöglichen, seine Geschäftsinteressen zu verfolgen, Prüfungen durchzuführen, gesetzliche Verpflichtungen einzuhalten, unsere Vereinbarungen durchzusetzen oder Streitigkeiten beizulegen.

Die Kriterien, nach denen wir unsere Aufbewahrungsfristen bestimmen, umfassen Folgendes:

  • Wie lange werden die Daten benötigt, um Ihnen unsere Produkte oder Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen oder unsere Geschäftstätigkeit auszuführen?
  • Haben Sie ein Benutzerkonto bei uns? In diesem Fall speichern wir Ihre Daten solange Ihr Konto aktiv ist oder so lange wie nötig, um Ihnen die entsprechenden Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen
  • Unterliegen wir einer gesetzlichen, vertraglichen oder ähnlichen Verpflichtung zur Speicherung Ihrer Daten? Beispiele hierfür sind zwingende Gesetze zur Aufbewahrung von Daten gemäß der jeweils lokal geltenden gesetzlichen Bestimmungen, behördliche Anordnungen zur Speicherung von Daten, die für eine Untersuchung relevant sind, oder Daten, die für Vertragszwecke oder mögliche Rechtsstreitigkeiten aufbewahrt werden müssen.

Wie personenbezogene Daten geschützt werden

SGS hält bei der Speicherung und Weitergabe von Informationen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, strenge Sicherheitsvorkehrungen ein, um unbefugten Zugriff, Verlust oder Vernichtung Ihrer personenbezogenen Daten zu verhindern. Dazu kann Folgendes gehören:

  • Physische Sicherheitsvorkehrungen, mit verschlossenen Türen und Aktenschränken, kontrollierter Zugang zu unseren Einrichtungen und die sichere Vernichtung von Medien, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten
  • Technische Sicherheitsvorkehrungen, wie die Verwendung von Antiviren- und Endgeräteschutz-Software und die Überwachung unserer Systeme und Rechenzentren, um sicherzustellen, dass unsere Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden
  • Organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, wie Schulungen und Sensibilisierungsprogramme zum Thema Sicherheit und Datenschutz, um sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter die Bedeutung und die Mittel verstehen, mit denen sie Ihre personenbezogenen Daten schützen müssen

SGS erfasst grundsätzlich keine sensiblen personenbezogenen Daten (auch als besondere Kategorien von personenbezogenen Daten bezeichnet). Sollten wir dies dennoch tun, erfassen wir die Daten stets in Übereinstimmung mit den lokalen Datenschutzbestimmungen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, uns unaufgefordert sensible personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, werden Sie gebeten, der Verarbeitung dieser Daten im Einzelfall durch ein spezielles Formular Ihr ausdrückliches Einverständnis zu erklären.

SGS erfasst wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 16 Jahren. Wenn Sie unter 16 Jahre alt sind, wenden Sie sich bitte an Ihre Eltern/Erziehungsberechtigten, um deren Zustimmung einzuholen, bevor Sie SGS personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, da Sie ohne diese Zustimmung nicht berechtigt sind, uns Ihre personenbezogenen Daten zu übermitteln. Wenn wir feststellen, dass wir Daten von einer Person unter 16 Jahren erfasst haben, behalten wir uns das Recht vor, diese Daten ohne vorherige Ankündigung oder Ihre Zustimmung zu löschen.

Wie Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und diese kontrollieren können

Wir setzen uns dafür ein sicherzustellen, dass Sie von Ihrem Zugriffsrecht Gebrauch machen und Ihre Daten kontrollieren können.

Wenn Sie sich für ein Konto auf www.sgs.com und/oder den lokalen Entsprechungen registriert haben, haben Sie direkt und eigenständig Zugriff auf Ihr Online-Profil und andere persönliche Details und können diese selbst aktualisieren, ändern oder – wenn gesetzlich zulässig – ergänzen oder löschen, indem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten auf der jeweiligen Webseite oder beim entsprechenden Dienst anmelden.

Andernfalls und in Übereinstimmung mit unseren internen Verfahren werden wir auf die folgenden Anfragen wie nachstehend beschrieben antworten. Alle Anfragen sind über unser Online-Datenschutzanfrageformular oder durch schriftliche Kontaktaufnahme mit uns, wie im Abschnitt „Kontaktieren Sie uns“ beschrieben, zu übermitteln:

  • Zugriff auf personenbezogene Daten: Sie haben das Recht zu erfragen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben, vorbehaltlich unseres Rechts darauf, Sie entsprechend zu identifizieren. Wenn Sie eine Kopie Ihrer Daten anfordern, können wir Ihnen eine Gebühr berechnen, außer dies ist nach örtlicher Gesetzgebung nicht zulässig.
  • Korrektur und Löschung: in einigen Gesetzgebungen, darunter auch der EU (entsprechend der Datenschutzgesetze für Datensubjekte in der EU), haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu korrigieren oder zu aktualisieren, wenn diese fehlerhaft sind oder aktualisiert werden müssen. Sie haben auch das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, was jedoch aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und anderer Pflichten zur Speicherung solcher Daten nicht immer möglich ist. Wenn wir aufgefordert werden, Ihre Daten zu löschen, können wir einige wenige Informationen über Sie speichern, um belegen zu können, dass wir unserer Verpflichtung nachgekommen sind.
  • Eine Beschwerde einreichen: Alle Beschwerden über die Einhaltung der in dieser Erklärung beschriebenen Praktiken werden wie hier beschrieben gehandhabt. In einigen Gesetzgebungen, einschließlich entsprechend der Datenschutzgesetze der EU für Beschwerden von Betroffenen in der EU, haben Sie das Recht, eine formelle Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.
  • Marketingpräferenzen: SGS kann Ihnen regelmäßige Marketingkommunikationen über unsere Dienstleistungen, unter Nutzung unterschiedlicher Kanäle, wie zum Beispiel per E-Mail, Telefon, SMS, per Postsendungen und über soziale Netzwerke von Dritten, unter Einhaltung der geltenden Marketinggesetze zukommen lassen. Wenn es nach geltender Gesetzgebung erforderlich ist, holen wir vor Beginn solcher Aktivitäten Ihre Zustimmung ein.

Um Ihnen das beste personalisierte Erlebnis zu bieten, können diese Mitteilungen an Ihre Präferenzen unter Verwendung unseres Abonnenten-Bereich individuell angepasst werden. Unsere zielgerichteten E-Mails enthalten E-Mail-Nachrichten, die Web-Beacons, Cookies und ähnliche Technologien verwenden, damit wir wissen, ob Sie die Nachricht öffnen, lesen oder löschen und welche Links Sie öffnen. Wenn Sie einen Link aus einer Marketing-E-Mail öffnen, die Sie von SGS erhalten, verwenden wir auch ein Cookie, um zu protokollieren, welche Seiten Sie sich ansehen und welche Inhalte Sie von unseren Webseiten herunterladen, selbst wenn Sie sich nicht registriert oder auf unserer Website angemeldet haben.

Darüber hinaus können Sie von Ihrem Recht Gebrauch machen, keine Marketingmitteilungen mehr zu erhalten, indem Sie sich von E-Mails, die wir Ihnen zusenden, abmelden. In diesem Fall speichern wir die mindestens notwendigen personenbezogenen Daten, damit wir Ihre Abmeldung in unseren Systemen vermerken zu können, und so jede weitere Kontaktaufnahme vermieden werden kann. Bitte beachten Sie, dass Sie auch dann, wenn Sie sich vom Erhalt von Marketingmitteilungen abmelden, weiterhin verwaltungsbezogene Mitteilungen von uns erhalten können, wie beispielsweise technische Updates für unsere Produkte oder Dienstleistungen, Bestellbestätigungen, Mitteilungen über Ihre Kontoaktivitäten und andere wichtige Benachrichtigungen.

Wie Sie uns kontaktieren können

Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich des Schutzes Ihrer Daten haben, schreiben Sie uns bitte:

SGS bemüht sich, seinen Service für Kunden, Bewerber und Interessenten ständig zu verbessern.

SGS Group Germany Legal Department Rödingsmarkt 16 D-20459 Hamburg t: +49 40 301 01 - 0

E-Mail: privacy.de@sgs.com

Online-Datenschutz-Anfrageformular

SGS bemüht sich, seinen Service für Kunden, Bewerber und Interessenten ständig zu verbessern.

Online Privacy Statement

The SGS Group is committed to the responsible handling and protection of your personal data.

We have created this statement to provide you with clear and understandable information regarding our privacy practices when you are accessing or using our websites so that you can make informed choices about the use of your personal data by SGS.

When accessing other services or applications through our website, please read the specific privacy conditions which may apply to them.

SGS reserves the right to update this statement from time to time by publishing a new version online. This statement was last updated in May 2018.

When this statement refers to SGS, it means SGS as the controller of your data, namely the SGS Affiliates with which you had, have or will have a business relationship or that otherwise decides which of your data is collected and how it is used, as well as SGS SA (Registration number CH-660.0.023.919-0 Switzerland).

Personal Data We Collect

SGS collects personal data that you provide to us directly when you request information about our services; subscribe to our website services, email notifications and/or newsletters; make an enquiry through our different enquiry forms and helplines such as our Integrity Helpline; or carry out a transaction or place an order through our website. This may include:

  • Identification and contact data such as name, surname, job title, phone number, email, address and country
  • Financial and transactional data such as credit card details
  • Any information that you voluntarily share with us such as feedback, opinions or information provided via any of our helplines

SGS also collects personal data automatically when you visit our website. This may include:

  • Device information such as IP address, referring website, SGS pages your device visited and the time that your device visited our website
  • Internet log information and details, collected through our third parties such as Google Analytics, that does not specifically identify you
  • Information collected by cookies

Server-log-files

Our web hoster automatically collects and stores information in so-called server log files which your browser automatically transmits to us, such as:

  • browser type/version
  • used operating system
  • referrer URL
  • host name of the accessing computer
  • time of query
  • IP address

Those data cannot be associated with individual persons. We do not merge this data with other sources. The basis for this data processing is Art. 6 para. 1 lit. b EU GDPR, which allows the processing of data to fulfill a contract or pre-contractual measures.

Cookies and how SGS uses them

What are cookies?

Cookies are small text files that SGS websites place onto your computer.

Why do we use them?

Cookies are used to help us improve your experience when using our websites – for example, storing your preferred language setting for the next time you visit.

The information we collect from cookies enables us to:

  • Tailor our websites to your personal needs
  • Remember the notifications that you have been shown, so that you are not shown them again
  • Make improvements and updates to our websites based on the way you want to use them

We do not use cookies to identify you personally.

What kind of cookies do we use?

We use the following categories of cookie:

Strictly necessary cookies

Cookies in this category enable you to use our websites and all their features, such as enabling access to secure areas of the website. Without these cookies you may not be able to use all the features of our websites.

The following cookies are necessary for full functionality:

  • Session cookie "user": this cookie manages your user profile information, which is anonymous by default, in the context of your visit of this website.
  • Cookie "hinweis": this cookie manages the information whether you agreed to the use of cookies on this website and it's anonymous.

Performance cookies

Cookies in this category collect information about how you use our websites so we can improve them for you in future. For example, they collect information on which pages you visit most often and any error messages you may get. The information collected by these cookies is anonymous. They do not collect any information that can identify you personally.

  • Up to now we don't use cookies from this category on this website.

How can you manage your cookie settings?

To ensure you get the best possible experience when visiting our websites, we recommend that you accept cookies.

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Other cookie types

We only use cookie types that fall into the categories listed above. Please email us if you have found cookies that are not listed above.

Why We Use Personal Data

SGS will use your personal data for the following different purposes:

  • To improve our website with the objective of ensuring that content is presented in the most effective manner for you and for your device
  • To send email and communicate with you via email regarding our services and events which may be of interest to you if this is in accordance with your marketing preferences
  • To analyze your use of our website for trend monitoring and promotional purposes
  • To respond to enquiries and comments and provide you with support via communication channels, such as customer or contact center support
  • To keep our website safe and secure and comply with our legal requirements and obligations
  • To perform or finalize any transaction or order which you have placed on SGS Group websites
  • To set up and manage your user account
  • To share it with SGS Group companies so that they may offer you their products or services
  • For any other new purpose for which we notify you before collecting any personal data

How We Share Personal Data

SGS shares and transfers your personal data as described here and only in accordance with all privacy practices and local privacy requirements. We may occasionally share non-personal, anonymized and statistical data with third parties for our own business purposes.

The following are the parties with whom we may share personal information and why:

  • To other SGS Group companies and those companies in which SGS owns more than 50% where it is necessary to meet the purpose for which you have submitted your personal data and in particular if necessary for the provision of services, account administration, sales, marketing and support. We take steps to ensure that SGS Affiliates, including the ones located outside the EEA, follow our global data protection policy, this privacy statement and applicable local law when handling personal data.
  • Occasionally to third party contractors and providers which perform certain functions on behalf of SGS, such as picking up and delivering samples, fulfilling inspection orders, sending email, removing repetitive information from client lists, analyzing data and processing credit card payments, direct marketing services, and cloud hosting services. These parties only have access to such information as necessary to perform their functions and may not use it for any purpose other than to provide services to us.
  • For any reason if, in SGS's sole discretion, SGS believes it is reasonable to do so, including to satisfy any laws, regulations, or governmental or legal requests for such information; in the event of a merger, sale, restructure, acquisition, joint venture or assignment to disclose information that is necessary to identify, contact or bring legal action against someone who may be violating our Business Principles values or other terms and conditions; or to otherwise protect the SGS Group of companies.

How Long We Keep Personal Data

SGS will retain your personal data for the period of time that is necessary to fulfil the original purposes for which it has been collected. Please keep in mind that in certain cases a longer retention period may be required or permitted by law or to allow SGS to pursue its business interests, conduct audits, comply with our legal obligations, enforce our agreements or resolve any dispute.

The criteria used to determine our retention periods include:

  • How long is the data needed to provide you with our products or services or to operate our business?
  • Do you have an account with us? In this case, we will keep your data while your account is active or for as long as needed to provide the services to you
  • Are we subject to a legal, contractual, or similar obligation to retain your data? Examples can include mandatory data retention laws in the applicable jurisdiction, government orders to preserve data relevant to an investigation, or data that must be retained for the purposes of contract or litigation

How Personal Data Is Protected

SGS follows strict security procedures in the storage and disclosure of information which you have given us in order to prevent unauthorized access, loss or destruction of your personal data. These may include:

  • Physical safeguards, with locked doors and file cabinets, controlled access to our facilities and secure destruction of media containing your personal data
  • Technology safeguards, like the use of anti-virus and endpoint protection software, and monitoring of our systems and data centers to ensure that they comply with our security policies
  • Organizational safeguards, like training and awareness programs on security and privacy, to make sure employees understand the importance and means by which they must protect your personal data

SGS does not seek to collect sensitive personal data (also known as special categories of data). If we do so we will always collect the data in accordance with local data privacy requirements. If you choose to provide us with unsolicited sensitive personal data, you will be asked to consent to our processing of such data on a case-by-case basis by using a specific express consent form.

SGS does not knowingly collect or solicit personal data from anyone under the age of 16. If you are aged under 16, please speak to your parent/guardian to get their permission before you provide any personal information to SGS because without this consent, you are not allowed to provide us with your personal data. If we learn that we have collected data from a person aged under 16, we reserve the right to delete such data with no prior notification or consent.

How You Can Access and Control Your Personal Data

We are committed to ensuring that you can exercise your right of access and you can control your data.

If you have registered for an account on www.sgs.com and/or its local equivalents, you may directly and autonomously access your online profile and other personal details and update, amend, if legally possible, add or delete the data about yourself by logging into the applicable website or service with your account credentials.

Otherwise, and in accordance with our internal procedures, we will respond to the following requests as described below. All requests shall be addressed via our online privacy request form or by contacting us in writing as described in the section “contact us”:

  • Access to personal information: you have the right to request what personal data we hold about you subject to our right to identity verification. If you request a copy of your data, we may charge you a fee, except where this is not permissible under local law.
  • Correction and deletion: in some jurisdictions, including the EU (according to data protection laws for data subjects in the EU), you have the right to correct or amend your personal data if it is inaccurate or needs to be updated. You may also have the right to request the deletion of your personal information, however this may not be always possible due to legal requirements and other obligations to keep such data. If we are asked to delete your data, we may keep some minimal information about you to be able to demonstrate that we have fulfilled our obligations.
  • Filing a complaint: Any complaints about our adherence to the practices described in this Statement shall be addressed as described here. In some jurisdictions, including according to data protection laws in the EU for complaints issued from subjects in the EU, you have the right to lodge a formal complaint with a data protection authority.
  • Marketing preferences: SGS may send you regular marketing communications about our services, via different channels such as email, phone, SMS, postal mailings and third-party social networks, in accordance with relevant marketing laws. When required by applicable law, we will obtain your consent before starting these activities.

In order to provide you with the best personalized experience, these communications may be tailored to your preferences by using our subscription center. Our targeted emails contain email messages which use web beacons, cookies and similar technologies to allow us to know whether you open, read or delete the message and which links you open. When you open a link in a marketing email you receive from SGS, we will also use a cookie to log what pages you view and what content you download from our websites, even if you are not registered or signed into our site.

In addition, you can exercise your right to prevent marketing communications to you by opting out of emails we send to you. In such cases, we will retain minimum personal data to note that you opted out in order to avoid contacting you again. Please note that even if you opt out from receiving marketing communications, you might still receive administrative communications from us, such as technical updates for our products or services, order confirmations, notifications about your account activities, and other important notices.

How You Can Contact Us

If you have questions or concerns about your privacy, please write to us:

SGS Group Germany
Legal Department
Rödingsmarkt 16
D-20459 Hamburg
t: +49 40 301 01 - 0

E-mail: privacy.de@sgs.com

Online privacy request form

SGS continually strives to improve its service to its current or potential customers and job applicants.